Systém riadenia kontinuity činností, alebo ako minimalizovať dobu prerušenia procesov – M.Kašša (článok)
Výber z článku publikovaného v časopise Kvalita (3 – 2011):
Ako postupovať a plánovať projekt?
Pre potreby riadenia projektu – Implementácia BCMS, bol spracovaný harmonogram, definované fázy, míľniky, výstupy jednotlivých fáz, boli realizované všetky štandardné kroky, od definovania garanta, po schválenie rozpočtu a výšky cieľovej odmeny.
Detailnejšie by som ale chcel popísať fázy projektu. V literatúre sa môžete stretnúť s rôznym členením, ale v našich podmienkach sa osvedčilo samotný projekt implementácie rozčleniť do nasledujúcich fáz:
1. Zahájenie projektu – V úvode sme dohodli, ako budeme zabezpečovať organizáciu projektu a určili kompetentných zamestnancov. Okrem vedúceho projektu boli určení dvaja špecialisti, ktorí boli zodpovední za aplikáciu požiadaviek štandardu v podmienkach organizácie. V každej organizačnej jednotke bol určený koordinátor, ktorý pomáha pri budovaní systému priamo vo svojej organizačnej jednotke.
2. Porozumenie činnostiam organizácie – V ďalšej fáze išlo o porozumenie organizácii ako takej a pochopenie, čo systém vyžaduje. Jej súčasťou bolo mapovanie procesov, analýza dopadov a následne hodnotenie rizík spojených s činnosťou organizácie. Pri budovaní systému sme využili procesný prístup, ktorý zabezpečuje komplexné, úplné a správne nastavenie systému. Je to náročnejší spôsob, ako keby sme sa zameriavali len na čiastočné riziká, alebo dopady založené na intuícii. Pri aplikácii procesného prístupu sme presne zadefinovali, čo je vstupom a výstupom procesu a tiež vzájomné závislosti.
a. Analýza dopadov na činnosti, alebo tiež podnikanie (BIA) – BIA ukázala, aký dopad by malo prerušenie vybraných procesov a aké časové rezervy si môžeme dovoliť na ich prerušenie.
b. Identifikácia hrozieb, ktoré by mohli ohroziť kontinuitu činností a riadenie rizika – Okrem vytvorenia zoznamu rizík, určenia hranice pre akceptovateľné riziko, nám táto fáza priniesla tiež množstvo preventívnych opatrení, ktoré by sme mohli rozdeliť do kategórií:
– organizačné opatrenia,
– úpravy SLA,
– investičné akcie.
3. Tvorba Stratégie riadenia kontinuity – Tu bola postupne vytvorená stratégia, čo je dokument, ktorý zastrešuje celý systém a jeho nastavenie v podmienkach akciovej spoločnosti.
4. Tvorba Plánov kontinuity a obnovy pre procesy (BCP) – V každej organizačnej jednotke, alebo pre každý proces boli spracované plány kontinuity, ktoré už detailne popisujú, aké máme v rámci každého procesu obmedzenia z pohľadu časov. Aké vstupy je treba pre daný proces zabezpečiť, aké sú alternatívne spôsoby ich zabezpečenia, ako minimalizovať dopad incidentu a ako prerušený proces obnoviť.
5. Nastavenie udržiavania a zlepšovania systému – Od školení na rôznych úrovniach, cez riadenie a vyšetrovania incidentov, interné audity, preskúmanie manažmentom, po samotné testovanie plánov.
6. Integrácia do IMS – Vzhľadom na to, že systém kontinuity bol zavádzaný v čase, keď už bol vybudovaný systém IMS (Integrovaný manažérsky systém) museli sme zohľadňovať jeho nastavenia a snažiť sa systém kontinuity implementovať takým spôsobom, aby bol v súlade s nastaveniami IMS, prípadne ich ešte zlepšiť. Zlepšeniami sme sa snažili hlavne sprehľadniť nastavenie IMS a odstrániť niektoré duplicity, ktoré sa pri implementovaní viac ako jedného systému objavujú a objavili.
Samotný projekt trval cca 1 rok, využili sme tiež služby poradenskej spoločnosti, keďže dostupných informácií bol nedostatok a na svete je len veľmi málo organizácií a firiem, ktoré majú zavedený a certifikovaný systém BCMS. Po úspešnej certifikácii stále pracujeme na tom, aby sme systém začlenili do podnikovej kultúry, tak aby sa stala jej prirodzenou súčasťou a zamestnanci si uvedomovali súvislosti a vzájomné väzby medzi procesmi…
Loading ...